Nova Fase: Fapese investe em tecnologia e insere sistema de integração de projetos garantindo maior agilidade e transparência

Novo sistema marca a nova fase da Fundação, ampliando avanço tecnológico, segurança e transparência

A Fundação de Apoio à Pesquisa e Extensão de Sergipe (Fapese) segue consolidando seu compromisso com a transparência em sua nova fase. A adoção do sistema Conveniar garante à Fapese melhor gestão de projetos, assegurando maior eficiência, além de ampliar a satisfação dos coordenadores e órgãos financiadores parceiros.

A nova fase da Fapese tem a tecnologia como um dos pilares fundamentais que sustentam a modernização da instituição. O Conveniar atua como consoante dessa modernização, digitalizando os projetos e processos da fundação, reduzindo custos operacionais, como conta o consultor Conveniar, Marcos Vinicius Estevam.

“Acredito que esse é o nosso maior objetivo e que foi atingido, que é justamente digitalizar os processos dos projetos e os processos de trabalho da fundação. Com isso conseguimos redução de custo operacional dentro da fundação e maior transparência. Então um grande marco dessa implantação é a transparência.”

A Fapese deu início à implantação do sistema Conveniar em novembro de 2025, realizando o treinamento das equipes e a integração com sistemas que a Fundação já utilizava.

A presidente da Fapese, Maíra Bittencourt, destaca a importância dos investimentos em tecnologia como estratégia de modernização da fundação. 
“A implantação do sistema Conveniar marca uma virada de chave fundamental na nossa gestão. Precisávamos colocar ‘ordem na casa’, otimizando fluxos e integrando todos os nossos setores por meio de uma completa digitalização. Esse investimento em tecnologia reflete o compromisso da Fapese com a transparência, a agilidade operacional e o respeito ao trabalho dos nossos coordenadores e órgãos parceiros, garantindo que a instituição caminhe de forma cada vez mais moderna e eficiente.”

De acordo com o Diretor Administrativo da Fapese, Fernando Maranhão, o novo sistema foi adotado por uma necessidade da Fundação em reduzir burocracias, gastos operacionais e ter uma maior agilidade nos processos, integrando todos os setores da instituição.

“Antigamente os processos eram feitos com muito papel, e o papel gerava muita morosidade. Os processos não eram bem desenhados e acabava que a gente tinha muito retrabalho. O processo passava pela mesma pessoa mais de uma vez para poder ser executado”, destaca Fernando.

A implementação do sistema permitiu que a instituição digitalizasse em larga escala toda a papelada e cortasse gastos com papel e com pessoal, que atuava intermediando o acesso dos coordenadores aos projetos. Fernando conta que a Fundação conseguiu eliminar cerca de 500 caixas num primeiro momento, enviando outras 2000, que precisam ser preservadas,  para uma empresa terceirizada de arquivo morto. Com a liberação física do espaço, uma nova sala foi totalmente desocupada, criando um ambiente disponível para que outro setor da instituição possa se estabelecer futuramente. 

Fernando ainda conta como o sistema Conveniar permitiu a integração entre os diversos setores da Fapese, da gestão de projetos às compras, passando pelo financeiro, RH e comunicação, e como trouxe velocidade à Fundação, trazendo mais velocidade à Fundação.

“Antes a gente tinha que consultar a todo momento os papéis para ver algum tipo de processo, você tinha que correr lá para olhar o processo e ler tudo. A FAPESE tinha processos muito longos que acabavam trazendo um pouco de morosidade, então a gente trouxe essa velocidade e essa segurança principalmente para os coordenadores de projetos, porque agora eles conseguem ver ao vivo exatamente que status está o projeto deles. Pelo sistema tudo começou a ficar mais rápido. É tudo online. Você dá baixa no sistema, faz um pedido, isso agilizou os processos absurdamente.”

A adoção do sistema Conveniar permitiu à Fapese dinamizar seus processos com o aproveitamento de funcionários, em outros setores, que antes somente faziam os lançamentos dos projetos e suas atualizações, uma ação que ficaria a cargo do coordenador do projeto. A plataforma possibilitou à Fundação reduzir em até 70% o número de processos de pagamento de diárias para atividades de campo, que antes enfrentavam um fluxo mais demorado e burocrático.

A gerente de Administração, Deisiane dos Santos, destaca o sistema como um investimento que obteve resultados positivos em todos os setores, além de uma mudança estética no ambiente de trabalho.

“A fundação fez um investimento muito bom em relação ao Conveniar, porque trouxe muitas oportunidades de melhoria em todos os sentidos. Das papeladas que a gente tinha sobre as mesas, durante tanto tempo, para agora poder enxergar todo um processo, de uma outra forma, lá no sistema, está sendo muito produtivo para a fundação e para os setores como um todo.”

COORDENADORES APROVAM NOVO SISTEMA

A Coordenadora Adjunta do Programa de Mestrado Profissional em Administração Pública (Profiap) da  Universidade Federal de Sergipe (UFS) e Doutora em Administração, Rosângela Sarmento, conta que o sistema melhorou em 100% a relação de quem possui projetos com a Fapese. De acordo com ela, a plataforma possibilitou um melhor gerenciamento do contrato, facilitou a prestação de contas, a compreensão das informações nas planilhas, nos relatórios e deu celeridade na solicitação de pagamentos. 

“Antigamente a gente tinha 300.000 formulários. Levava muito tempo até eu identificar qual  formulário era para isso ou para aquilo. Era uma loucura. A gente tinha que estar o tempo todo contactando a Fapese, e agora com o sistema, não, você vai lá e está tudo lá no sistema, é só você colocar. Por exemplo, antes, para prestar conta de uma passagem aérea eu tinha que preencher muitos formulários de prestação de contas. Agora é jogo rápido, então para mim o sistema está sendo maravilhoso.”

O Coordenador Adjunto do projeto +TI, mestre em ciências da computação e professor do Departamento de Sistemas de Informação da UFS, Andrés Menéndez, conta que antes do sistema a comunicação se dava por outros meios e que com a implementação da plataforma houve uma mudança positiva na velocidade dos processos.

“Os processos ficaram mais ágeis e eu consigo perceber enquanto coordenador de projeto que a relação minha com os diversos atores da Fapese mudou bastante. Ficou, eu diria, um pouco mais fluida, porque o processo agora, está dentro de um sistema que tem os fluxos muito bem definidos.”

O professor ainda relata que a relação com o Fapese se tornou mais transparente e fácil, assim como os processos estão mais visíveis e como, antes da implementação do sistema, tinha a impressão de que havia muito papel e que isso dificultava bastante em recuperar alguma informação.

“Sou da área de sistemas e entendo bem como um sistema pode ajudar nos processos internos de um órgão, de uma empresa, de uma fundação. Quando comecei o projeto tudo que era feito pela Fapese era de maneira manual. Não tenho dúvida que o Conveniar ajudou bastante no relacionamento dos coordenadores com todos os fluxos da Fundação”, destacou.